شعبة الموارد البشرية
تُعنى هذه الشعبة بمتابعة كل مايخص بمنتسبي الكلية وتخطيط وتنظيم الشؤون الادارية وتسجيل وأرشفة كافة الكتب الواردة الى الكلية والصادرة منها وتوزيع البريد الصادر والوارد الى الشعب
مدير الشعبة:
الإيميل الالكتروني: Alhakam.a.khlaif@tu.edu.iq
مهام شعبة الموارد البشرية
- استلام الكتب الواردة الى الكلية من جميع دوائر الدولة.
- توزيع الكتب الواردة بعد اطلاع السيد عميد الكلية عليها.
- تحرير الكتب والمخاطبات الرسمية المتعلقة بالجانب الاداري.
- اعطاء صادر الكلية لجميع الكتب الصادرة من المفاصل الادارية الاخرى في الكلية.
- حفظ وارشفة جميع الكتب الواردة والصادرة.
- تنظيم ومتابعة استمارات الاجازات الخاصة بالموظفين والتدريسيين.
- متابعة اجراءات العلاوة والترفيع والترقيات وتثبيت العقود والاجور اليومية.
الوحدات التابعة لها
وحدة البريد
وحدة البريد في شعبة الموارد البشرية تلعب دورًا حيويًا في ضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة ومهامها الأساسية تشمل:
- استلام وتسجيل البريد الوارد: استقبال جميع أنواع المراسلات والوثائق الواردة إلى الشعبة، وتسجيلها في سجلات خاصة لتتبعها. يتضمن ذلك تحديد مصدر البريد وتاريخ وروده وملخص لمحتواه.
- فرز وتوزيع البريد: تصنيف البريد الوارد حسب طبيعته وأهميته وتوجيهه إلى الأقسام أو الموظفين المعنيين داخل شعبة الموارد البشرية. هذا يضمن وصول كل معلومة إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.
- إعداد وتجهيز البريد الصادر: تجهيز المراسلات والوثائق الصادرة من الشعبة، بما في ذلك طباعتها وتنسيقها وتغليفها وإعدادها للإرسال.
- تسجيل وتصدير البريد الصادر: تسجيل تفاصيل البريد الصادر في سجلات خاصة، وتحديد جهة المرسل إليه وتاريخ الإرسال ووسيلة الإرسال.
- حفظ وأرشفة الوثائق: تنظيم وحفظ نسخ من البريد الوارد والصادر والوثائق الهامة الأخرى بطريقة تسهل الرجوع إليها عند الحاجة. قد يكون ذلك نظامًا ورقيًا أو إلكترونيًا.
============
وحدة الصادر والوارد
مهام تتعلق بالوارد (البريد القادم):
- استلام وتسجيل البريد الوارد: استقبال جميع المراسلات والوثائق الواردة إلى الشعبة، وتسجيلها في سجلات خاصة لتتبعها.
- فرز وتوزيع البريد: تصنيف البريد الوارد وتوجيهه إلى الأقسام أو الموظفين المعنيين.
- حفظ وأرشفة نسخ من البريد الوارد.
- توفير المعلومات حول حالة البريد الوارد.
مهام تتعلق بالصادر (البريد المغادر):
- إعداد وتجهيز البريد الصادر: طباعة وتنسيق وتغليف المراسلات والوثائق الصادرة.
- تسجيل وتصدير البريد الصادر: تسجيل تفاصيل البريد الصادر وتحديد جهة المرسل إليه ووسيلة الإرسال.
- حفظ وأرشفة نسخ من البريد الصادر.
- متابعة وصول البريد الصادر في بعض الحالات.
- التعامل مع شركات البريد لتسليم البريد الصادر.
============
وحدة العلاوات والترفيعات
- تطبيق سياسات العلاوات والترفيعات: فهم وتطبيق سياسات المنظمة المتعلقة بأنواع العلاوات (مثل العلاوة السنوية، علاوة الأداء، العلاوات التشجيعية) وشروط استحقاقها، بالإضافة إلى سياسات الترفيعات ومعايير الترشيح لها.
- إعداد وتنفيذ جداول العلاوات السنوية: تجهيز الجداول الزمنية لصرف العلاوات السنوية، والتأكد من استيفاء الموظفين للشروط المطلوبة، وحساب قيمة العلاوة المستحقة لكل موظف بالتنسيق مع الأقسام المعنية.
- إدارة علاوات الأداء والمكافآت التشجيعية: استقبال الترشيحات للعلاوات والمكافآت بناءً على الأداء المتميز أو الإنجازات الخاصة، ومراجعتها والتأكد من استيفائها للمعايير، وإعداد الموافقات اللازمة لصرفها.
- تلقي ودراسة طلبات الترفيع: استقبال طلبات الترفيع المقدمة من الموظفين أو ترشيحات الرؤساء، ودراسة مؤهلات المرشحين وخبراتهم وتقييمات أدائهم للتأكد من استيفائهم لشروط الترفيع للوظيفة المستهدفة.
- التنسيق مع اللجان المختصة بالترفيعات: في حال وجود لجان داخلية مسؤولة عن مراجعة واعتماد الترفيعات، تتولى الوحدة مهمة التنسيق مع هذه اللجان وتزويدها بالمعلومات والوثائق اللازمة.
- إعداد قرارات العلاوات والترفيعات: صياغة وإعداد قرارات صرف العلاوات وقرارات الترفيع بشكل رسمي وقانوني، والتأكد من توقيعها من الجهات المخولة.
============
وحدة الاضابير الشخصية
- إنشاء وتكوين الأضابير الشخصية: عند التحاق موظف جديد بالكلية تتولى الوحدة مسؤولية إنشاء ملف أو نظام إلكتروني خاص به (يُعرف بالضبارة الشخصية). يتم فيه تجميع وحفظ جميع الوثائق والمعلومات المتعلقة به منذ بداية خدمته.
- تجميع وحفظ الوثائق الأساسية: جمع وحفظ نسخ من المستندات الهامة الخاصة بالموظف، مثل:
- صورة عن الهوية أو جواز السفر.
- الشهادات والمؤهلات العلمية والمهنية.
- السيرة الذاتية وطلبات التوظيف.
- قرارات التعيين والنقل والترقية والإنهاء.
- التقارير الطبية.
- صور شخصية.
- أي مستندات أخرى ذات صلة بمسيرته الوظيفية.
- تحديث الأضابير بشكل دوري: التأكد من تحديث الأضابير باستمرار بإضافة أي وثائق جديدة تتعلق بالموظف، مثل تقييمات الأداء، قرارات العلاوات والمكافآت، الدورات التدريبية التي حضرها، الإجازات بأنواعها، المخالفات والجزاءات (إن وجدت)، وأي تغييرات تطرأ على وضعه الوظيفي.
============
وحدة الأرشفة الالكترونية
- تصميم وإنشاء نظام الأرشفة الإلكترونية: تحديد الهيكل التنظيمي للنظام الإلكتروني، وتصميم قواعد البيانات والفهارس، وتحديد صلاحيات الوصول للمستخدمين المختلفين لضمان أمان المعلومات.
- تحويل الوثائق الورقية إلى إلكترونية (الرقمنة): مسح وتصوير المستندات الورقية وتحويلها إلى ملفات رقمية (مثل PDF أو صور) باستخدام الماسحات الضوئية والبرامج المتخصصة.
- فهرسة وتصنيف الوثائق الإلكترونية: إضافة بيانات تعريفية (Metadata) لكل وثيقة إلكترونية، مثل اسم الموظف، نوع الوثيقة، تاريخ الإنشاء، القسم، وغيرها، لتسهيل البحث والاسترجاع.
- تحميل وتخزين الوثائق في النظام: رفع وتحميل الملفات الرقمية إلى نظام الأرشفة الإلكترونية وتخزينها في المواقع المخصصة لها وفقًا للتصنيف والفهرسة المحددة.
- إدارة وتحديث النظام الإلكتروني: متابعة أداء النظام، إجراء التحديثات اللازمة، حل المشكلات التقنية، وضمان عمل النظام بكفاءة وأمان.
============
وحدة التقاعد
وحدة التقاعد في شعبة الموارد البشرية تلعب دورًا حيويًا في إدارة وإنهاء خدمة الموظفين الذين يصلون إلى سن التقاعد أو يستحقون التقاعد المبكر. مهام هذه الوحدة تضمن سير عملية التقاعد بسلاسة ووفقًا للوائح والقوانين المعمول بها
============
وحدة الطباعة
- طباعة مختلف أنواع المستندات والوثائق التي تحتاجها شعبة الموارد البشرية في عملها، مثل:
- خطابات التعيين والعقود.
- قرارات النقل والترقية والإنهاء.
- نماذج طلبات الإجازات والغياب.
- نماذج تقييم الأداء.
- التعاميم والإعلانات الداخلية للموظفين.
- التقارير والجداول الإحصائية.
- مواد التدريب وورش العمل.
- بطاقات التعريف للموظفين.
- تصوير المستندات: تصوير نسخ إضافية من المستندات والوثائق حسب الحاجة.
البريد الالكتروني
شعبة الحسابات والشؤون المالية
تُعنى هذه الشعبة برواتب الكادر الاداري والتدريسي وبتنظيم عمليات الصرف الخاصة بالكلية, وقبض الإيرادات من أنشطة الكلية بموجب وصولات قبض محاسبة (73) من وثائق واعتراضات وإصدار هويات ومباشرات للطلبة واقساط طلبة الدراسات الأولية الموازي واقساط طلبة الدراسات العليا من النفقة الخاصة وكذلك استلام اقساط من طلبة الدراسات المسائية.
مدير الشعبة:
الايميل الجامعي: mezhir.ab@tu.edu.iq
مهام شعبة الحسابات والشؤون المالية
- تنظيم الحساب الجاري ورواتب منتسبين الكلية من التدريسيين والموظفين واضافة العلاوات والترفيعات واضافة الخدمة وكذلك السجلات اليومية العامة وسجل المحاسبة وسجل الامانات وسجلات الرواتب.
والحسابات الختامية واعداد موازين شهرية. - مشتريات الكلية وتشمل: اجهزة، مكائن، لوازم مختبرية وكل ما يلزم سد احتياجات الكلية.
- احتساب كل ما يتعلق بطلاب الكلية من مباشرة، وثيقة، تأييد، اعتراض او إكمال.
- تنظيم اجراءات صندوق التعليم العالي والبحث العلمي وعمليات الصرف من اعداد وقيود ومستندات والسجلات اليومية العامة والمقبوضات والمدفوعات.
- تنظيم اجراءات امانة الصندوق وعمليات قبض وايداع وصولات كل ما يتعلق بطلاب الكلية من: مباشرة، وثيقة، تأييد، اعتراض، إكمال. وإيداع وصولات آلية التعاون وعمليات الصرف بموجب القانون.
الوحدات التابعة لها
وحدة الرواتب والسجلات
وحدة الرواتب والسجلات، على الرغم من أنها تتبع لشعبة الحسابات، إلا أنها قد تتداخل مهامها أحيانًا مع بعض وحدات شعبة الموارد البشرية، خاصة فيما يتعلق بالبيانات الأساسية للموظفين. ومع ذلك، فإن تركيزها الأساسي ينصب على الجانب المالي المتعلق بالموظفين
=============
وحدة الصندوق
- استلام النقدية: استقبال المبالغ النقدية الواردة إلى المؤسسة من مصادر مختلفة، مثل:
- تحصيلات المبيعات (في بعض الحالات).
- سداد الموظفين لسلف أو قروض.
- إيرادات أخرى متنوعة.
- صرف النقدية: دفع المبالغ النقدية المستحقة للمستفيدين وفقًا للإجراءات المعتمدة، مثل:
- سداد المصروفات النثرية الصغيرة.
- صرف سلف مؤقتة للموظفين.
- دفع مستحقات بعض الموردين (في حالات محدودة).
- صرف رواتب أو أجور بشكل نقدي (في حالات استثنائية أو لبعض الفئات).
- تسجيل حركات النقدية: تسجيل جميع عمليات القبض والصرف النقدي في سجلات خاصة (يدوية أو إلكترونية) بشكل دقيق وتفصيلي، مع ذكر التاريخ والمبلغ والطرف المتعامل والسبب.
البريد الالكتروني
