شعبة التسجيل وشؤون الطلبة
تُعنى هذه الشعبة بتسجيل الطلبة المقبولين في الكلية كل بداية عام دراسي جديد وحسب القبول المركزي من وزارة التعليم العالي والبحث العلمي ويتم القبول في كلية من طلبة الحاصلين على الشهادة الاعدادية من المدارس العراقية / الفرع العلمي و الادبي ويحدد معيار القبول من قبل الوزارة .
مدير الشعبة:
علي محمد سعيد عبد الهادي
يقوم الطالب بتسجيل المباشرة بشعبة التسجيل وجلب معه المستمسكات والوثائق المطلوبة للتسجيل وتكون اجراءات التسجيل.
وكذلك من مهام شعبة التسجيل اصدار اوامر ادارية بالمؤجلين وذلك بعد موافقة مجلس الكلية على طلب الطالب بالتأجيل في حال كان التأجيل للمرة الاولى اما في حال قام الطالب بتأجيل السنة الدراسية للمرة الثانية فيتم ارسال الطلب لمجلس الجامعة للاقرار بالتأجيل.
يتم التقديم إلى كلية الزراعة مركزياً من قبل خريجي الدراسة الإعدادية الفرع العلمي حصراً من خلال مراكز التقديم التابعة لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي والموزعة على جامعات القطر كافة والتي يتم الإشراف عليها من قبل مديرية الدراسات والتخطيط/ القبول المركزي التابعة لوزارة التعليم العالي والبحث العلمي والتي تأخذ على عاتقها توزيع خريجي الدراسة الإعدادية على كليات ومعاهد القطر كافة وفقاً لاختيارات الطالب وما يؤهله به مجموعه التفاضلي وبشكل آلي وإصدار قوائم بأسماء الطلبة المقبولين وكلياتهم أو معاهدهم وتقوم بتوزيع هذه القوائم على كافة الكليات والمعاهد المعنية مع إرسال نسخاً منها إلى وزارة التربية لغرض إصدار وثائق درجات للدراسة الإعدادية للطلبة المقبولين موجهة إلى الكليات والمعاهد المعنية.
يستلم الطالب وثيقته المدرسية بعد صدورها وتصديقها في مديريات التربية من مدرسته وبعد التأكد من خلوها من أي خطأٍ أو نقص مع بطاقته المدرسية لغرض تقديمها إلى الكلية أو المعهد المقبول فيه مع باقي المستمسكات المطلوبة.
عد تأكد الطالب من وجود اسمه في قوائم القبول يراجع الكلية المعنية مستصحباً ما تم ذكره من المستمسكات الرسمية ويكون حضور الطالب إلزامياً حيث لا يجوز الإنابة عنه. وتكون مراحل تسجيله كالآتي:
1- استلام وصل التسجيل و المباشرة من شعبة حسابات الكلية بعد تسديده للأجور.
2- استلام استمارات التسجيل من " لجنة استقبال وتسجيل الطلبة الجدد " التابعة لشعبة تسجيل الكلية وتضم هذه الاستمارات (ملفة الطالب، استمارة معلومات الطالب، استمارة طلب هوية، استمارة اختيار القسم العلمي).
3- تملأ كافة الاستمارات بالبيانات الصحيحة والدقيقة الخاصة بالطالب وتقدم إلى شعبة التسجيل مع كافة المستمسكات الرسمية للطالب لغرض تدقيقها والتأكد من صحة ما ورد فيها ووضعها في ملفة مشتركة.
4- يتوجه الطالب بهذه الملفة إلى مدير شعبة التسجيل لغرض التوقيع على صحة المعلومات التي وردت فيها من قبل الطالب وإجراء المقابلة التي يتم التأكد من خلالها من لياقة الطالب وصلاحيته للدراسة وبعكسه تعاد أوراق الطالب إلى وزارة التعليم العالي والبحث العلمي لغرض تحديد قبولٍ جديد يتناسب مع المؤهلات البدنية للطالب.
5- على الطالب الحضور بشكل شخصي ولا يجوز الإنابة عنه لغرض استكمال مستلزمات تسجيله المذكورة سابقا خلال فترة لا تتجاوز الأسبوعين من تاريخ صدور قوائم القبول المركزي وبعكسه يعتبر قبول الطالب ملغياً ويسقط حقه في الدراسة.
بعد انتهاء المدة المحددة بأسبوعين لتسجيل الطلبة تقوم شعبة التسجيل بتوزيع الطلبة الجدد على الأقسام العلمية في الكلية وفقاً لرغبة الطالب وما يؤهله به مجموعه التفاضلي وتُصدِر شعبة التسجيل قوائم بأسماء الطلبة المسجلين مصنفة حسب الأقسام العلمية بعدها يراجع الطالب القسم العلمي المعني لغرض المباشرة بالدراسة في قسمه. حيث يتم توزيع الطلبة على الشعب والمجاميع الدراسية وبذلك يصبح ارتباط الطالب بإدارة القسم.
وحدة التسجيل الصباحي
وحدة التسجيل الصباحي هي جزء أساسي من شعبة تسجيل الطلبة في الكلية، وتتولى مسؤولية إدارة وتنظيم عملية تسجيل الطلاب الجدد والمستمرين في الدراسة الصباحية. هذه الوحدة تعتبر نقطة الاتصال الأولى للطلاب الجدد وهي مسؤولة عن ضمان سير عملية التسجيل بسلاسة وفعالية ووفقًا للوائح والقوانين المعمول بها في الكلية والجامعة والوزارة.
===========
وحدة التسجيل المسائي
وحدة التسجيل الصباحي هي جزء أساسي من شعبة تسجيل الطلبة في الكلية، وتتولى مسؤولية إدارة وتنظيم عملية تسجيل الطلاب الجدد والمستمرين في الدراسة المسائية. هذه الوحدة تعتبر نقطة الاتصال الأولى للطلاب الجدد وهي مسؤولة عن ضمان سير عملية التسجيل بسلاسة وفعالية ووفقًا للوائح والقوانين المعمول بها في الكلية والجامعة والوزارة.
===========
وحدة الوثائق والماستر شيت
في شعبة تسجيل الكلية، غالبًا ما تكون وحدة الوثائق والماستر شيت مسؤولة عن إدارة وتنظيم السجلات الأكاديمية والوثائق الرسمية للطلاب، مع التركيز بشكل خاص على سجل الدرجات الرئيسي ("الماستر شيت") ووثائق التخرج. يمكن تلخيص مهام هذه الوحدة على النحو التالي:
مهام تتعلق بالوثائق:
- استلام وحفظ وثائق الطلاب: استلام وحفظ نسخ من الوثائق الرسمية للطلاب (مثل الشهادات الدراسية، كشوف الدرجات، وثائق القبول) بشكل آمن ومنظم.
- تدقيق الوثائق: التأكد من صحة واكتمال الوثائق المقدمة من الطلاب ومطابقتها للتعليمات واللوائح.
- إصدار الوثائق والتأييدات: إصدار الوثائق الرسمية للطلاب (مثل كشوف الدرجات، شهادات التخرج المؤقتة، تأييدات القيد) بناءً على طلبهم وبعد التأكد من استحقاقهم.
- الرد على استفسارات صحة الصدور: الإجابة على الكتب الرسمية الواردة من جهات حكومية أو مؤسسات أخرى للتحقق من صحة الوثائق الصادرة من الكلية.
- أرشفة الوثائق: أرشفة الوثائق الطلابية (ورقيًا وإلكترونيًا) لضمان حفظها وسهولة الرجوع إليها عند الحاجة.
- تنظيم ملفات الطلاب: إنشاء وتنظيم وتحديث ملفات الطلاب بشكل دوري.
- إعداد الإحصائيات: إعداد الإحصائيات المتعلقة بالوثائق الصادرة وأنواعها.
- تطبيق اللوائح والتعليمات: التأكد من تطبيق اللوائح والتعليمات الخاصة بحفظ وإصدار الوثائق.
